CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ

CỦA PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

(Trích Quy chế Tổ chức và hoạt động Trường CĐSPTW TP. Hồ Chí Minh)

            Phòng Tổ chức - Hành chính gồm 2 bộ phận:

• Bộ phận tổ chức cán bộ
• Bộ phận hành chính

Chức năng:

Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lí và triển khai thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, hành chính và tổng hợp trong toàn trường.

Nhiệm vụ:

* Bộ phận tổ chức cán bộ

1. Giúp Hiệu trưởng xây dựng phương án cơ cấu tổ chức bộ máy trong nhà trường phù hợp với qui định của Bộ Giáo dục & Đào tạo.
2. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác qui hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí sử dụng đội ngũ cán bộ công chức trong trường.
3. Quản lí hồ sơ, lí lịch và danh sách cán bộ viên chức trong trường theo qui định của Bộ Giáo dục & Đào tạo.
4. Triển khai và thực hiện công tác cán bộ như: Tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, kí kết hợp đồng lao động, xếp lương, nâng bậc lương, tiếp nhận, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu, đi công tác, học tập trong và ngoài nước, thu nhận trở về theo đúng qui định của Nhà nước.
5. Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính thực hiện các chế độ Bảo hiểm xã hội – Bảo hiểm y tế cho cán bộ công chức trong trường.
6. Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính theo dõi và điều chỉnh diễn biến lương, diễn biến nhân sự hằng tháng, quí, năm cho cán bộ viên chức nhà trường.
7. Phối hợp cùng các bộ phận liên quan theo dõi và tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động trong trường, chủ trì phổ biến các chế độ chính sách mới cho cán bộ viên chức.

* Bộ phận hành chính

1. Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, fax, điện thoại, điện tín, điện báo từ các nơi gửi về trường, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các bộ phận chức năng liên quan để giải quyết, thực hiện.
2. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ viên chức được cử đi công tác ngoài trường, xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan khác đến công tác tại trường.
3. Phân loại, quản lí, lưu trữ, bảo mật tài liệu theo đúng qui định của Nhà nước và của trường.
4. Quản lí và sử dụng con dấu, dấu tên của cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lí trong Trường theo đúng qui định của Nhà nước và của trường.
5. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra về thể thức soạn thảo văn bản, đồng thời quản lý các loại văn bản ban hành theo qui định của Nhà nước.
6. Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, tài sản, giữ gìn trật tự trị an của trường.
7. Phối hợp với các đơn vị trong trường tổ chức đón tiếp khách đến làm việc với trường.
8. Có tư cách phát ngôn và chịu trách nhiệm về việc cung cấp số liệu thông tin quản lí giáo dục – đào tạo cho các cơ quan bên ngoài theo sự ủy quyền của Hiệu trưởng.
9. Phối hợp với Phòng Quản lí Khoa học & Hợp tác quốc tế thực hiện các thủ tục hành chính theo qui định của Nhà nước về việc đón tiếp người nước ngoài vào làm việc và học tập tại trường.

* Công tác thi đua khen thưởng:

1. Tổ chức xem xét đề nghị khen thưởng và kỷ luật trong cán bộ công chức, xét các chức danh, các danh hiệu đối với cán bộ công chức theo các qui định của Nhà nước.
2. Triển khai thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường. Hằng năm làm các tờ trình đề nghị Bộ hoặc Chính phủ khen thưởng cho các tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc.

* Công tác tổng hợp:

1. Phối hợp với các đơn vị trong trường xây dựng lịch công tác hàng tuần, hàng tháng, ghi chép biên bản các cuộc họp liên tịch và thông báo cho các đơn vị để thực hiện. Tổng hợp các số liệu giúp Hiệu trưởng thực hiện các báo cáo.
2. Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong trường, giúp Hiệu trưởng làm việc trong Hội nghị giao ban hàng tháng.
3. Tổ chức các hội nghị phổ biến công tác đầu năm học, các hội nghị sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ chung của trường. Cung cấp các số liệu thống kê tổng hợp theo yêu cầu của cấp trên.